GDPR (General Data Protection Regulation) är en
EU-förordning som började gälla den 25 maj 2018 och ersätter den svenska
personuppgiftslagen (PUL). Vilken reglerar hur företag behandlar
personuppgifter.
Inledning
För oss är det viktigt att ni känner er trygga när vi behandlar era personuppgifter och att ni förstår varför vi behandlar era personuppgifter. Därför har vi rutiner och arbetssätt som värnar om er
integritet samt säkerställer en korrekt hantering.
Nedan finner ni information som beskriver vilka kategorier, ändamål samt hur
och varför vi behandlar era personuppgifter.
Bakgrund
Svensk Fastighetskonsult
(i fortsättningen även kallad ”vi”,
”oss” eller ”vårt”) samlar in och lagrar information som du lämnar inom
ramen för det uppdrag du ger oss eller den tjänst du använder dig av.
De personuppgifter vi samlar in kommer direkt från dig själv, därutöver krävs vanligtvis ytterligare kontroll av information för att hålla uppgifterna aktuella och att informationen vi har samlat in är korrekta.
Vi samlar ibland även in personuppgifter om dig som kund via publikt tillgängliga tjänster t.ex Lantmäteriet, Metria, Länsstyrelsen, Kommuner, Eniro, Hitta. Genomgående i detta dokument används
begreppet "behandling", vilket inrymmer samtliga
åtgärder som involverar personuppgifter. Med
"personuppgift" avses varje upplysning som direkt eller indirekt kan kopplas
till en identifierad eller identifierbar fysisk
person.
1. Konsultuppdrag inom fastigheter skogsinventering, avstyckningar, regleringar, servitutsutredningar mm.
Om du anlitar oss behandlar
vi personuppgifter för följande ändamål.
1.1 Vi behandlar dina uppgifter för
att kunna administrera och genomföra önskad tjänst för aktuell fastighet,
t.ex. hantera kontakt med dig
som ägare, upprättande av handlingar, kontakt med Länsstyrelser, Lantmäteri och
kommuner.
De uppgifter vi behandlar för dessa ändamål är:
Personnummer, namn, adress, e-postadress,
telefonnummer, fastighetsbeteckning.
Behandlingen sker med stöd av en intresseavvägning där vi har ett berättigat intresse av att kunna genomföra och administrera tjänsten.
Dina personuppgifter kommer för detta ändamål att behandlas under processen och sparas sedan i 5 år
vi ska kunna försvara, göra gällande och utöva
rättsliga anspråk i händelse av tvist.
1.2 Vi behandlar dina uppgifter för
att vi ska kunna uppfylla myndigheters krav på oss om att vidta åtgärder för
att förhindra penningtvätt och finansiering av terrorism.
De uppgifter vi behandlar för dessa ändamål är följande:
Personnummer, namn, adress, kopia på ID-handling,
kontonummer, frågeformulär ”kundkännedom”
Behandlingen sker för att vi ska kunna fullgöra
rättsliga förpliktelser avseende kundkännedom enligt lagen (2017:630) om
åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Dina
personuppgifter kommer för detta ändamål att behandlas i fem år för finansinspektionen.
Detta för att uppfylla våra arkiveringsskyldigheter
samt för att tillvarata våra rättigheter och kunna styrka att vi utfört vad
lagen ålägger oss, till undvikande av rättsliga anspråk som annars kan
riktas mot oss.
1.3 Vi behandlar dina uppgifter för
att kunna kommunicera med dig i uppföljningssyfte
efter att du beställt tjänsten.
De uppgifter vi behandlar för dessa ändamål är
följande:
Namn, telefonnummer, e-postadress
Behandlingen sker med stöd av en intresseavvägning där Svensk Fastighetskonsult har ett berättigat intresse av att kunna följa upp och säkerställa att allt har gått bra med tjänsten.
Dina personuppgifter kommer för detta ändamål att behandlas i ett år från beställd tjänst.
1.4 Vi behandlar dina uppgifter för att fullgöra de arkiveringsskyldigheter som åligger oss enligt lagar. De uppgifter vi behandlar inom ramen för detta ändamål är följande:
Samtliga uppgifter som är nödvändiga för att fullgöra arkiveringsskyldigheter som följer av lagar.
Dina personuppgifter kommer att behandlas för detta ändamål i fem år från beställd tjänst.
2. Överföring av personuppgifter Det är endast om det är nödvändigt som vi delar dina
uppgifter med ett personuppgiftsbiträde eller företag. Vi kan komma att dela
dina personuppgifter med antingen ett personuppgiftsbiträde eller ett företag
som är självständigt personuppgiftsansvariga. I det fallet är vi inte
ansvariga för hur de behandlar dina personuppgifter utan de som garanterar säkerheten
för de personuppgifter som behandlas och deras personuppgiftshantering och
integritetspolicy som gäller. Om vi delar dina personuppgifter är det endast för
att möjliggöra för oss att utföra våra tjänster och uppfylla våra lagliga
förpliktelser gentemot uppdragsgivare, kunder och myndigheter. Exempel på vad våra personuppgiftsbiträden och andra
företag som hjälper oss: Banker (utbetalningar och överföringar), Postnord,
DHL, Citymail (leveranser av post och direktmarknadsföring), kommunikation (telefonbolag), IT-tjänster (IT-leverantör server). Digitalmarknadsföring, Bokföringskonsult. Statliga myndigheter, nedanstående lista är ej
uttömmande utan fler myndigheter och företag kan komma att ta del av personuppgifter för
att möjliggöra för oss att utför våra tjänster och lagliga förpliktelser.
Exempel på statliga myndigheter Lantmäteriet, Metria
(ägaruppgifter, fastighetsuppgifter), Skatteverket (kontrolluppgifter),
Naturvårdsverket (Intrångsersättning), kommuner, Länsstyrelsen (förvärvstillstånd), Kronofogden, försäkringsbolag. 3. Personuppgifter som behandlas i samband
med ansökan om anställning Vi har endast de uppgifter som du har lämnat till
oss i samband med din ansökan. Vi behandlar endast de personuppgifter som du
lämnar till oss i dina ansökningshandlingar. 3.1 Sådana uppgifter omfattar personnummer, namn,
adress, telefonnummer, e-postadress, eventuell bild, utbildning,
utbildningsbetyg, arbetsbetyg och yrkeserfarenhet och andra uppgifter du lämnar om dig själv i din
ansökan. 3.2 Vi baserar vår behandling på följande rättsliga
grunder: För att fullgöra våra skyldigheter och iaktta våra
rättigheter inom arbetsrätten. På en intresseavvägning (vi har vägt vårt intresse
av att använda uppgifterna mot ditt integritetsintresse). För följande ändamål behandlar vi personuppgifter
för att fullgöra våra skyldigheter och iaktta våra/dina rättigheter inom
arbetsrätten. 3.3 Om vi skulle bli föremål för anspråk enligt
diskrimineringslagen behandlar vi dina personuppgifter för att kunna
tillvarata våra rättigheter. För följande ändamål behandlar vi personuppgifter
med stöd av en intresseavvägning: För att bedöma och överväga olika kandidater utifrån
erfarenheter, meriter. För att administrera kallelse och bokning av tid för
intervju. För att samla in och granska ditt personliga brev,
CV, betyg, examensbevis. Vår bedömning är att vi har ett berättigat intresse
av att behandla dina personuppgifter för att Svensk Fastighetskonsult ska
kunna rekrytera nya medarbetare till vår verksamhet. Tillhandahållandet av dina personuppgifter är inte
ett lagstadgat eller avtalsenligt krav. Du är inte skyldig att
tillhandahålla personuppgifterna. Om du inte lämnar dina personuppgifter till oss har
vi inte möjlighet att uppfylla våra åtaganden gentemot dig och genomföra
rekryteringsprocessen. Hur länge sparar vi personuppgifter? 3.4 Vi sparar aldrig personuppgifter längre än vi
behöver. Vissa personuppgifter raderas direkt, andra sparas olika lång tid
beroende på vad uppgifterna ska användas till och våra skyldigheter enligt
lag. Vi sparar CV och ansökan till ledig tjänst, samt kommunikation i
samband med rekrytering som längst i två år (bland annat för att kunna möta
eventuella anmälningar om diskriminering). Samtycker du till fortsatt
behandling av dina personuppgifter för framtida rekryteringsmöjligheter
kommer vi att behandla dina uppgifter för detta ändamål till dess att du
återkallar ditt samtycke eller ändamålet upphört. När tiden för hur länge vi sparar uppgifterna har
löpt ut kommer vi att på ett säkert sätt radera dina uppgifter. 4 Övriga tjänster Administration För följande ändamål behandlar vi dina
personuppgifter för att fullgöra avtalsförpliktelser och tillhandahållande av tjänster till dig. 4.1 Vi behandlar personuppgifter för att identifiera
dig som kund för att utföra våra tjänster i enlighet med ditt avtal med
Svensk Fastighetskonsult. -För att kunna hantera och administrera fakturering,
påminnelser och betalningar kopplade till ärendet. -För att kunna hantera och administrera
kundfordringar som uppkommer inom ramen för ett uppdrag. -För att tillhandahålla korrekt dokumentation av
uppdraget och om dig som kund. -För att kunna genomföra vår deklaration
(Personuppgifter förekommer på fakturor, utbetalningar) -För att tillvarata våra rättigheter vid andra
rättsliga anspråk som riktas mot oss 4.2 Inom ramen för tillhandahållande av våra övriga
tjänster behandlar vi dina personuppgifter för att fullgöra våra tjänster
i enlighet med vårt avtal och handläggning av
uppdraget med dig som kund. De uppgifter vi behandlar inom ramen för detta
ändamål är följande. Personnummer, namn, adress, telefonnummer, e-postadress, fastighetsbeteckning.
4.3 Inom ramen för tillhandahållande av våra övriga
tjänster behandlar vi dina personuppgifter för att fullgöra våra tjänster i enlighet med vårt
avtal och handläggning av uppdraget med dig som kund. De uppgifter vi behandlar inom ramen för detta
ändamål är följande: Personnummer, namn, adress, telefonnummer, e-postadress,
fastighetsbeteckning.
4.4 Vi sparar aldrig personuppgifter längre än vi
behöver eller lagen kräver. Vissa personuppgifter raderas direkt, andra
sparas olika lång tid beroende på vad uppgifterna ska användas till
och våra skyldigheter enligt lag. Personuppgifter med koppling till våra
kunduppdrag sparas i fem år efter avslutat uppdrag, avtal,
tjänst. Detta gör vi för att tillvarata våra rättigheter vid andra rättsliga
anspråk som riktas mot oss. Vårt berättigade intresse av denna behandling är att
kunna tillvarata och skydda våra rättigheter vid rättsliga anspråk. När
tiden för hur länge vi sparar uppgifterna har löpt ut kommer vi att på ett säkert
sätt radera eller makulera dina uppgifter. 5 Dina rättigheter
5.1 Återkallande av samtycke Har du lämnat samtycke till oss kan du när som helst
återkalla detta, om det är hänförligt till sådan behandling av
dina personuppgifter som baseras på ditt samtycke. Du återkallar ditt
eventuella samtycke genom att kontakta oss på de kontaktuppgifter som
framgår nedan. Du har även rätt att begära radering av personuppgifter
i samband med återkallande av samtycke. 5.2 Rätt till rättelse Svensk Fastighetskonsult kommer att vidta åtgärder i
enlighet med tillämplig lagstiftning för att hålla dina personuppgifter korrekta, fullständiga och uppdaterade. Du har rätt till rättelse av ofullständiga eller
inkorrekta personuppgifter. 5.3 Registerutdrag av personuppgifter Du har rätt att begära ett registerutdrag avseende
dina personuppgifter. Du har rätt att få information om vilka
personuppgifter vi behandlar om dig. Begäran ska göras skriftligt,
undertecknas av dig samt innehålla uppgift om personnummer, namn, telefonnummer,
e-postadress. Skicka sedan begäran till oss via brev med din avsändaradress
på baksidan. Då vi ansvarar för att endast behörig person
mottager försändelsen, så sänder vi sedan ut informationen till mantalsadress
som rekommenderat brev där mottagaren får legitimera sig för att få ut
försändelsen. Rättigheter från och med 25 maj 2018 5.4 Rätt till dataportabilitet När behandlingen av dina personuppgifter sker på
grundval av ditt samtycke eller för att behandlingen är nödvändig för
att fullgöra eller ingå ett avtal med dig, samt under förutsättning att
personuppgifterna har samlats in direkt från dig, har du rätt att erhålla
en kopia av dina personuppgifter på ett vanligt förekommande maskinläsbart format. 5.5 Rätt att invända mot behandling Om behandlingen av dina personuppgifter sker på
grundval av en intresseavvägning och du bedömer att ditt integritetsintresse väger
tyngre än vårt legitima intresse att behandla dina
personuppgifter har du rätt att, mot bakgrund av skäl hänförliga till
din specifika situation, invända mot behandlingen genom att kontakta oss på
de kontaktuppgifter som anges nedan. Om du invänder mot behandlingen
måste vi visa ett tvingande berättigat skäl som överväger
integritetsintresset för att kunna fortsätta behandla personuppgifterna.
5.6 Direktmarknadsföring Du har även alltid rätt att tacka nej till
behandling av dina personuppgifter som sker för
direktmarknadsföringsändamål. Om du inte vill att vi kontaktar dig för
direktmarknadsföring av våra tjänster eller erbjudande om fastigheter kan du kontakta oss genom att ringa, skicka e-post
eller brev. Det ska klart och tydligt framgå vem du är (personnummer, namn, adress) och att du vill bli
avregistrerad från direktmarknadsföring. 5.7 Begära rättelse Vi har ett ansvar för att de personuppgifter vi
behandlar är korrekta, men om du – trots våra ansträngningar att ha
uppdaterade register anser att en uppgift om dig är felaktig eller
ofullständig, har du rätt att begära att uppgiften rättas. 5.8 Rätt till radering Under vissa förutsättningar har du rätt att begära
radering av dina personuppgifter, exempelvis - om behandlingen grundar sig enbart på ditt samtycke
och du återkallar detta eller - om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål
som de behandlats för eller - om behandlingen sker för
direktmarknadsföring och du motsätter dig att uppgifterna behandlas och det saknas annan laglig grund för fortsatt
behandling av dina personuppgifter. 5.9 Rätt till behandlingsbegränsning Du har under vissa förutsättningar rätt att begränsa
behandlingen av dina personuppgifter till att endast omfatta lagring av
personuppgifterna, t.ex. under tiden då vi utreder huruvida du har rätt till
radering. 5.10 Rätt till tillgång Du har rätt att erhålla en bekräftelse från oss att
dina personuppgifter behandlas av oss och, om så är fallet, få tillgång
till personuppgifterna och följande information: behandlingens ändamål, de kategorier av
personuppgifter som behandlas, mottagare av personuppgifter, den tid under vilken
personuppgifterna behandlas, information om de rättigheter som återges
häri, information om källan från vilken personuppgifterna har samlats
in samt om det förekommer automatiserat beslutsfattande, inbegripet
profilering. 5.11 Rättigheter i förhållande till automatiserat
beslutsfattande, inbegripet profilering. Du har rätt att inte vara föremål för helt
automatiserat beslutsfattande, inbegripet profilering, om sådant beslutsfattande
har rättsliga följder eller på liknande sätt väsentligen påverkar dig. Denna
rätt tillämpas dock inte om det automatiserade beslutsfattandet är nödvändigt
för att fullgöra ett avtal med dig, om beslutsfattandet uttryckligen är
tillåtet enligt lag eller om du har lämnat ditt uttryckliga samtycke till
detta. 6. Klagomål till tillsynsmyndighet Du är mycket välkommen att kontakta oss med frågor
eller klagomål som rör behandlingen av dina personuppgifter. Du har dock även alltid
rätt att framföra klagomål avseende behandlingen av dina
personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten. 7. Kontakta oss vid frågor Om du har några frågor eller funderingar rörande
behandlingen av dina personuppgifter, hör gärna av dig till oss enligt
nedanstående kontaktinformation. Svensk Fastighetskonsult KB (969760-4743) Postadress: Box 4, 234 21 Lomma E-post:info@svenskfastighetskonsult.se